Assemblée Générale Annuelle

IMPORTANT - Changement de date

Avis de convocation de l’Assemblée Générale Annuelle

Le mardi 26 novembre 2019

Aux membres de l’Association de Baseball des Deux-Rives

Objet : Avis de convocation à l’assemblée générale annuelle

Madame

Monsieur,

Par la présente, vous êtes convoqué(e) à l’assemblée générale annuelle qui aura lieu le mardi 26 novembre 2019 au Centre service de Buckingham, 515 rue Charles à 19h00.

Vous trouverez ci-joint, le projet d’ordre du jour de cette assemblée ainsi que le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 13 novembre 2018.

Espérant vous rencontrer en grand nombre lors de cette assemblée, recevez, Madame, Monsieur, nos salutations les plus cordiales.

 

La présidente,

Manon Perreault

p.j.

Mardi, 26 novembre 2019

Ordre du jour

Assemblée générale annuelle de l’ABADR

Lieu :  Centre service de Buckingham, 515 rue Charles

Heure : 19h00

 

  1. Appel à l’ordre
  2. Prise des présences et vérification du quorum
  3. Lecture et adoption de l’ordre du jour
  4. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle
  5. Lecture et dépôt des rapports des administrateurs
  6. Lecture et dépôt des rapports des responsables de comités (s’il y a lieu)
  7. Présentation des états financiers
  8. Étude et adoption des propositions d’amendements à la constitution et aux règlements généraux
  9. Élection des administrateurs de l’organisme dans l'ordre ( président, trésorier, cédulaire, responsable de l'équipement)
  10. Levée de l’assemblée

13 novembre 2018

Assemblée générale annuelle – ABADR

Lieu : Centre communautaire Buckingham

181, rue Joseph, Gatineau (Québec) J8L 1G6

 

Membre du C.A. présent :

Manon Perreault, Présidente

Jean-François Boucher, Responsable des équipements

Paulo Tassé, Vice-président

Nancy Richer, Registraire

Émilie Moreau, Trésorière

Martin MacMillan, Cédulaire

Mathieu Blondin, Responsable des arbitres et des marqueurs

 

Membre du C.A. absent :

Pierre Paradis, Responsable des entraîneurs

Mélanie Déziel Proulx, Secrétaire

Note du secrétaire :
Dans l’absence de Mme Mélanie Déziel Proulx , secrétaire de l’ABADR, M. Mathieu Blondin agit à titre de secrétaire pour l’assemblée générale annuelle.

Introduction :

  • Début de la rencontre à 19h00

Sujets à discuter

Commentaires/Actions

1. Présence et vérification

Mathieu Blondin

Nancy Dion

Armand Ouellet

Nancy Richer

Carl Binette

Steve Binette

Robert Burke

Jean-François Boucher

Caroline Proulx

Marc Brière    

Annabelle Boucher

Martin MacMillan

Frédéric Hurens

Carolanne Morin Bruneau

Paul Lafrenière

Karine Véronneau

Émilie Moreau

Manon Perreault

Martin Sicard

Brigitte Charron

Paulo Tassé

Claude Morin

Martin Sicard

Brigitte Charron

2. Lecture et adoption de l'ordre du jour

Lecture fait par : Mme Manon Perreault

Acceptation de l’ordre du jour

Proposé par : Mme. Nancy Dion

Secondé par : M. Martin Sicard

Adopté à : l’unanimité

3. Lecture et adoption du procès-verbal de l'AGA du 21 novembre 2017

Lecture fait individuellement.

Proposé par : M. Martin Sicard

Secondé par : Mme. Brigitte Charron

Adopté à : l’unanimité

 

4. Rapport des administrateurs ainsi que leur dépôt

Lecture du bilan de la saison 2018 fait par : Mme Manon Perreault

 

M. Paulo Tassé souligne et remercie les nombreux bénévoles au tournoi Maxime Leblanc ainsi que durant la saison. Il souligne aussi sa fierté du travail accompli par l’équipe du c.a. et des bénévoles qui se sont impliqués.

 

Mme Nancy Richer fait le bilan des inscriptions de l’année

 

M. Jean-François Boucher énumère les achats effectués pour la saison 2018 tel que le remplacement de 1 équipement d’arbitre; T-ball supplémentaire; etc.

 

M. Mathieu Blondin fait le bilan du nombre de parties arbitrées et marquées par nos arbitres et marqueurs.  Il mentionne de plus que l’ABADR fut l’une des associations les plus disponible pour répondre au besoin de l’ABEO.  Il est mentionné par M. Paul Lafrenière d’un besoin accru de supervision.  M. Blondin l’a noté.

5. Rapport des responsables de comités ainsi que leur dépôt

Mme Manon Perreault fait le bilan du Tournoi Maxime Leblanc.

6. Présentation des états financiers pour fin d'adoption

Mme Émilie Moreau présente quatre (4) documents :

·       Répartition des inscriptions ;

·       État des résultats du 1 nov. 2017 au 20 nov. 2018 ;

·       État du compte bancaire ; et

·       Revenu, dépense et sommaire du Tournoi Maxime Leblanc.

 

Proposé par : Mme Nancy Dion

Secondé par : Mme. Caroline Proulx

Adopté à : l’unanimité

7. Étude et adoption des propositions d’amendements à la constitution et aux règlements généraux

Lecture fait individuellement.

Proposé par : Mme Nancy Dion

Secondé par : M Martin Sicard

Adopté à : l’unanimité

Il faut voir à faire modifier les lettres patentes suite à l’adoption des nouveaux règlements.

8. Nomination du président d'élection

Mme Manon Perreault s’occupe des élections étant donné que son poste n’est pas en élection.

9. Élections des administrateurs aux postes électifs

Postes en élections sont :

·       Vice-Président;

·       Secrétaire;

·       Registraire;

·       Responsable des arbitres et des marqueurs

·       Responsables des entraîneurs

 

ÉLECTION :

Vice- Président :

M. Frédéric Hurens est élu par acclamation.

 

Secrétaire :

Mme Carolanne Morin Bruneau est élue par acclamation.

 

Registraire : Mme Nancy Richer est élue par acclamation.

 

Responsable des arbitres et des marqueurs :

M. Mathieu Blondin est élu par acclamation.

 

Responsable des entraîneurs : M. Alain Brisebois est élu par acclamation suite à sa lettre démontrant son intérêt pour le poste, et ce, même s’il ne peut être présent  à cause d’une hospitalisation lors de cette journée.

 

 

10. Levée de l'assemblée

Proposé par : Mme Nancy Dion

Secondé par : M. Martin Sicard

 

Manon Perreault, présidente

Mathieu Blondin, secrétaire pour l’assemblée générale annuelle

Annexe 1

Bilan de l’année et points à considérer pour la saison 2018

Mentions

  • L’ABADR a reçu un coup de chapeau pour l’organisation du tournoi Maxime Leblanc.
  • Wade Ross s’est mérité le titre de joueur Bantam A régional.
  • Nicholas Lacroix-Maisonneuve s’est mérité le titre de joueur Midget B régional
  • L’équipe Bantam A s’est méritée le titre de l’équipe Bantam A de la région en plus d’être en nomination pour le Gala RDS afin de pouvoir remporter les honneurs au niveau provincial.

Félicitations!

Année 2018

 

Année 2019

Novembre

Novembre

- C.A.

- Assises de BQ

- AGA

- Renouvellement au registre des entreprises

 

 

- Assises de BQ

- AGA

- Renouvellement au registre des entreprises

 

Décembre

Décembre

 

C.A.

-        - Analyse de la situation pour mieux encadrer le programme Rallye Cap

 

Janvier

Janvier

- C.A.

- Analyser les règlements proposés par BQ afin de les ajuster à notre réalité.

 

-Recruter des gens immédiatement pour s’occuper de certains dossiers en particulier comme l’organisation du Rallye Cap et mise en place d’une organisation différente pour encourager les jeunes d’âge novice.

 

-La recherche des entraîneurs, des arbitres et des marqueurs

-La liste de l’équipement nécessaire pour la saison 2018

-        - Préparation du Budget pour 2018

- Demande pour du financement

- C.A.

- Analyser les règlements proposés par BQ afin de les ajuster à notre réalité.

 

- Mise en place d’une organisation pour le Rallye Cap.

 

 

 

 

- La recherche des entraîneurs, des arbitres et des marqueurs

-La liste de l’équipement nécessaire pour la saison 2018

-        - Préparation du Budget pour 2018

- Demande pour du financement

Février

Février

- C.A.

- Préparation des cartables pour les entraîneurs

- Préparation d’un outil de référence pour les arbitres

-Participation à la Classique hivernale

-Planification par rapport aux entrevues des entraîneurs

-Publicité par rapport aux inscriptions

- Campagne de financement

- Processus pour la filtration des bénévoles

- C.A.

- Préparation des cartables pour les entraîneurs

- Participation à la Classique hivernale

-Planification par rapport aux entrevues des entraîneurs

-Publicité par rapport aux inscriptions

- Campagne de financement

 

Mars

Mars

- C.A.

 

 

- Présentations à BQ du ou des tournois

-Inscriptions

- Entrevues des entraîneurs

-Publicité par rapport aux inscriptions

- Campagne de financement

- Processus pour la filtration des bénévoles

 

- C.A.

- Présentations à BQ du ou des tournois

-Inscriptions

- Entrevues des entraîneurs

-Publicité par rapport aux inscriptions

- Campagne de financement

- Processus pour la filtration des bénévoles

 

Avril

Avril

- C.A.

- Portes ouvertes de la LBO à Branchaud-Brière

-Camps de mise en forme

- Gestion des formations

- C.A.

- Portes ouvertes de la LBO à Branchaud-Brière

-Camps de mise en forme

- Gestion des formations

Mai

Mai

- C.A.

- Rencontre des arbitres et des marqueurs

- Rencontre des entraîneurs

- Rencontre des parents pour le Rallye Cap

- Filtration des bénévoles

- Fin de semaine d’ouverture

- Début de la saison

-Rencontre des entraîneurs

- Gestion de l’horaire de la saison

 

- C.A.

- Rencontre des arbitres et des marqueurs

- Rencontre des entraîneurs

- Rencontre des parents pour le Rallye Cap

- Filtration des bénévoles

-Fin de semaine d’ouverture

- Début de la saison

-Formation Rallye Cap

- Gestion de l’horaire de la saison

 

Juin

Juin

- C.A.

-Début de la saison

-Début des ateliers du Rallye Cap

-Gestion de l’horaire et des terrains

- Préparation des installations et du matériel

- C.A.

-Début de la saison

-Début des ateliers du Rallye Cap

-Gestion de l’horaire et des terrains

- Préparation des installations et du matériel

Juillet

Juillet

- C.A.

-Gestion de la saison

-Cantine

-Tournoi Maxime Leblanc

-Gestion de l’horaire et des terrains

 

- C.A.

-Gestion de la saison

-Cantine

-Tournoi Maxime Leblanc

-Gestion de l’horaire et des terrains

 

Août

Août

- C.A.

-Gestion de l’horaire et des terrains

-Séries

-Festival Atome

-Festival Rallye Cap

- Transmettre les informations pour le Championnat provinciaux

- C.A.

-Gestion de l’horaire et des terrains

-Séries Moustique B

-Séries Moustique A

-Séries Atome A

-Festival Rallye Cap

-Transmettre les informations pour le Championnat provinciaux

Septembre

Septembre

- C.A.

Préparation des nominations pour le Gala Méritas

-Évaluation par les arbitres de la saison

-Évaluation des entraîneurs

-Formulaires à compléter afin de demeurer Grand partenaire avec la ville.

- Réunion pour les nominations du Gala Méritas

- C.A.

-Préparation des nominations pour le Gala Méritas

 

 

-Formulaires à compléter afin de demeurer Grand partenaire avec la ville.

- Réunion pour les nominations du Gala Méritas

Octobre

Octobre

-Organisation d’un party pour remercier les bénévoles tout en soulignant nos gagnants associatifs en vue du Gala Méritas

- C.A.

- Lac à l’épaule de BQO

- Rencontre pour une meilleure organisation du baseball au niveau régional

 

 

 

- C.A.

 

 

Novembre

Novembre

Assises de BQ

AGA

Renouvellement au registre des entreprises

 

- AGA

- Assises de BQ

- Renouvellement au registre des entreprises

- Party des bénévoles

 

Dossiers importants pour 2017-2018

Dossiers importants pour 2018-2019

- Révision des règlements de l’ABADR

- Recrutement de personnes responsables pour la gestion du Rallye Cap

- Renouvellement d’équipement

- Rencontre avec les gens de la ville pour l’amélioration de l’entretien des terrains.

- Gestion des bris survenus au printemps sur les terrains.

- Gestion des bris survenu au bâtiment de la cantine.

- Tournoi

- Recrutement des entraîneurs

- Recrutement d’arbitres et de marqueurs

- Évaluation des joueurs

 

- Organisation du Rallye Cap

-Rencontres régionales pour une meilleure organisation du baseball dans la région.

- Achats de machines à chaux

- Rencontres avec la ville pour l’amélioration des terrains de baseball.

- Campagne de financement

- Organisation du Rallye Cap

- Organisation du matériel dans les différents parcs

- Tournoi

- Recrutement des entraîneurs

- Recrutement d’arbitres et de marqueurs

-Évaluation des joueurs

Un grand MERCI !

Nous voulons remercier tous les gens qui ont donné du temps afin de nous donner un coup de main.  Sans eux, la réussite de la saison ne serait pas possible, et ce, même avec la plus grande volonté du monde des membres du C.A.Je vous encourage tous à ne pas hésiter à venir vers nous pour offrir vos disponibilités selon votre champ d’intérêt, car la recherche de bénévoles demande beaucoup de temps et d’énergie.

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